Подготовка документов к передаче на долговременное архивное хранение
Подготовка документов к передаче на долговременное архивное хранение
АИС «Верификация» - система для автоматизации процесса подготовки документов подлежащих передаче на долговременное архивное хранение.
ВОЗМОЖНОСТИ
получение партий томов дел из Системы электронного документооборота;
проверка оформления томов дел на соответствие требованиям ведомственного архива;
сканирование томов дел;
автоматическая сверка количества листов в деле с количеством, указанным на обложке;
автоматическая сверка количества документов в томе дела с количеством, переданным из базы данных СЭД;
проверка на соответствие заголовков дел, краткого содержания документов;
в результате распознавания скан-образов традиционный научно-справочный аппарат дополняется полнотекстовым поиском;
проверку соответствия штрихкодов на документах штрихкодам из базы данных СЭД;
проверка качества электронных образов;
возможность оповещения ответственных сотрудников подразделений о найденных ошибках и замечаниях;
передача томов дел на проверку в ведомственный архив;
оформление томов дел, которая включает в себя печать следующих форм: внутренней описи, обложки дела, заверительного листа, дополнения к заверительному листу;
выгрузка реквизитов томов дел и получения результатов выгрузки и загрузки в ведомственный архив;
печать описи дел и передача партии томов дел на архивное хранение;
высокая степень безопасности обработки информации;
разграничение прав доступа к партиям томов дел
АРХИТЕКТУРА
архитектура системы централизованная и представлена как «Сервер базы данных – Сервер приложений – Клиент»;
основной пользовательский интерфейс построен на технологии «толстый клиент»; может гибко настраиваться без программирования;
система разработана на платформе Microsoft .Net;
в качестве базы данных используется Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise Edition;
сервер приложений представлен в виде многопоточного автономного серверного C#-приложения;
клиентские модули реализованы с использованием языка программирования С# по технологии WPF
ЯДРОМ СИСТЕМЫ ЯВЛЯЮТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ КОМПОНЕНТЫ
АРМ обработки томов дел;
Программное приложение для распознавания штрих-кодов документов, разворота образов страниц, определения значимых страниц;
Программное приложение для обработки образов страниц и повышения качества;
СУБД.
ПРЕИМУЩЕСТВА
архив получает качественно проверенные описи дел;
посредством сканирования документов и проверки качества создается фонд пользования;
для работы с системой не требуется специальное образование;
система создана на базе платформы отечественной разработки;
система учитывает специфику работы федеральных органов власти;
пользовательские интерфейсы и техническая поддержка системы на русском языке. Гибкость при формировании и настройке пользовательского интерфейса;
наличие развитых механизмов управления доступом и обеспечения информационной безопасности системы;
сокращение затрат за счет возможности решения нескольких задач автоматизации на единой программной платформе.
ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
АИС «Верификация» автоматизирует процессы подготовки документов, которые впоследствии подлежат передаче на долговременное архивное хранение. Система разработана для Администрации Президента РФ.
РЕЗУЛЬТАТЫ
Существенное снижение трудоемкости процесса подготовки дел к долговременному архивному хранению;
Минимизация влияния человеческого фактора;
Повышение уровня безопасности хранения информации.
Внедрение системы позволяет избежать: — несоответствия количества документов в томе дела количеству, указанному в базе данных СЭД;
— несоответствия количества листов в деле количеству, указанному в описи дела и на обложке;
— списания документов в несоответствующее дело.