АИС «Электронный архив» - предназначена для работы с электронными архивными фондами и автоматизирует ключевые процессы работы архива, в том числе работу с научно-справочным аппаратом, переведенным в электронный вид.
ВОЗМОЖНОСТИ
прием на хранение и формирование архивных дел;
управление документацией, хранящейся как в электронном, так и в бумажном виде;
удобный и быстрый поиск по номенклатурам, атрибутам и по тексту документов и дел;
учет выдачи оригиналов документов и дел;
предоставление доступа к архивным материалам в электронном виде.
АРХИТЕКТУРА
архитектура системы централизованная и представлена как «Сервер базы данных – Сервер приложений – Клиент»;
сервер агрегированной базы реализован на основе промышленной СУБД, электронное хранилище информационных ресурсов разработано в архитектуре «Клиент – Сервер, СУБД»;
сервер приложений, реализующий прикладную логику функционирования системы, представлен в виде многопоточного автономного серверного Java-приложения;
основной пользовательский интерфейс построен на технологии «толстый клиент»
ПРЕИМУЩЕСТВА
снижаются временные затраты на поиск документов;
создается база для предоставления качественных электронных услуг;
повышается сохранность оригиналов архивных документов и снижается риск их утраты;
появляется возможность ознакомления с электронными копиями особо ценных и ветхих документов, оригиналы которых не подлежат выдаче;
появляется удаленный доступ к документам, хранящимся в удаленных хранилищах или другом архиве;
появляется возможность выдавать читателям не всё дело сразу, а лишь интересующие его документы или отдельные страницы документов;
создана на базе платформы отечественной разработки;
пользовательские интерфейсы и техническая поддержка системы на русском языке;
наличие механизмов управления доступом и обеспечения информационной безопасности системы.
ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
Система может быть востребована всеми организациями, применяющими традиционные технологии работы с архивными фондами, и сталкивающимися со следующими проблемами:
недостатком площадей для организации хранения архивных фондов;
несоответствием архивных хранилищ требованиям по обеспечению сохранности документов;
использованием морально устаревших механизмов поиска информации (бумажные картотеки и описи);
сложностью доступа к архивным документам из-за территориальной удаленности муниципальных архивов, необходимость личного обращения граждан в архив;
недостаточной развитостью инфраструктуры (использованием устаревших программно-аппаратных средств или их отсутствием).
РЕЗУЛЬТАТЫ
формирование электронного информационного ресурса архивных фондов;
обеспечение доступности электронного информационного ресурса архивных фондов в сети интернет (свободный доступ к НСА и в электронные личные кабинеты);
обеспечение взаимодействия с фондообразователями (электронные кабинеты фондообразователей).